Blog

Community, Social media 0 comments
door Koos Plegt, 17 januari 2017
Ik Slack, dus ik ben

Sinds kort gebruiken wij Slack. Beter gezegd: #random @everyone sinds kort gebruiken wij Slack [smiley]. Slack staat erom bekend een ware 'e-mailkiller' te zijn. En aangezien effectieve communicatie ons vak is, vinden wij dit een interessante propositie. Snellere, effectievere – kortom, betere – communicatie, is het mogelijk?

E-mail is al jaren de hoeksteen in de communicatie van praktisch elk bedrijf. Aan betere alternatieven geen gebrek - van Slack tot Hipchat, van Trello tot Asana - maar de realiteit is dat e-mail te diep in onze systemen ingebakken is om zich zomaar te laten vervangen. Iedereen heeft een e-mailadres. Net als een telefoonnummer overigens, waardoor we een kanaal voorhanden hebben voor zowel uitgebreide (e-mail) als bondige (WhatsApp) berichten. Bellen schijnt overigens ook nog te bestaan, maar dit is toch vooral het kanaal voor koude verkoop ("Ik ben op zoek naar degene die verantwoordelijk is voor het administratiepakket") en frauduleuze IT-ondersteuning door schimmige bedrijven op het subcontinent India ("You have a problem with your Windows computer").

Elkaar niet kunnen bereiken is anno 2017 het probleem niet meer. De manier waarop wij dat doen is dat wel. Een voorbeeld: uit Amerikaans onderzoek, enkele jaren geleden, bleek dat de gemiddelde kantoorwerker dagelijks 86 e-mails verwerkt, een aantal dat ieder jaar met twee e-mails groeit. Zelfs al trekken medewerkers gemiddeld drie minuten uit voor het verwerken en beantwoorden van een mail, dan nog zijn ze er een groot deel van hun dag mee bezig. We hebben het dan nog niet eens over de beruchte 'cc-cultuur' in veel bedrijven en lange mailwisselingen met veel deelnemers, waarin het overzicht onmogelijk te behouden is. Minderen met mail is dus geen gek idee. Tools als Slack en Hipchat bieden een alternatief. Ze combineren de snelheid van WhatsApp met de mogelijkheid om communicatie te filteren op project en/of thema en mogelijkheden zoals agenda's, toewijzen van taken, delen van bestanden, videochat met VoIP en integratie smet tal van veelgebruikte (web)applicaties

Project-tools zoals Trello en Asana zijn een mooie aanvulling hierop. Dit zijn project-tools voor het in teamverband managen en monitoren van taken in bijvoorbeeld een kanban-bord of het bijhouden en delen van belangrijke data in een informatiebord. Het zijn krachtige en flexibele tools die te gebruiken zijn voor vrijwel elke projectflow en waarin deelnemers met elkaar kunnen communiceren over de status van hun werkzaamheden. Het mooie is ook dat deze applicaties gratis zijn in hun basisversie en gemakkelijk te gebruiken zijn in combinatie met communicatie-apps als Slack en Hipchat. Je deelt bijvoorbeeld heel snel een digitale 'post-it' van een projectbord uit Trello in Slack.

Onze eigen Slack-tool bevat inmiddels verschillende kanalen. Zo is er #general voor organisatiebrede aankondigingen en #random voor oeverloos gebabbel (zo blijven deze twee mooi gescheiden), delen we nieuws uit de media in #knipsels en hebben afzonderlijke klanten en projecten een eigen kanaal waarin inmiddels de eerste Trello-kaarten al gedeeld zijn. Het aantal e-mails kan hierdoor drastisch naar beneden, iedereen houdt het overzicht, we werken sneller én het is ook nog eens een stuk socialer/gezelliger/leuker dan e-mail. We zijn uiteraard pas net begonnen, dus het kan allemaal nog beter. Wie tips heeft: deel ze vooral met ons. Ook e-mailen mag, want als puntje bij paaltje komt houden wij toch maar van één ding: communiceren.

 

 

Tags
Geen tags gevonden
Laat reacties zien
toon alle gerelateerde artikelen